Sehr geehrter Lieferanten,

die Übermittlung Ihrer Rechnungen per PDF stellt eine schnelle und kosteneffiziente Methode dar, uns Ihre Rechnungsdaten zur Verfügung zu stellen, und die Rechnungsqualität ist ein wichtiger Faktor für kurze Bearbeitungszeiten und schnelle Zahlungen.

Aus Sicherheitsgründen und zur Betrugsprävention akzeptiert Heidelberg Pharma elektronische Rechnungen nur an bestimmte Adressen (siehe unten) und von bekannten Absenderdomänen. Bitte teilen Sie uns daher vorab auch Ihre Absenderdomäne oder E-Mail-Adresse mit, z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

Nachfolgend finden Sie unsere Qualitätsstandards für Rechnungen, die für eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen unerlässlich sind. Die Standards sind auch als PDF-Dokument verfügbar.

Bei Interesse an der elektronischen Rechnungsstellung über ZUGFeRD oder XRechnung wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Wir danken Ihnen herzlich für Ihre Mitarbeit!

Qualitätsanforderungen an Rechnungen

- Die korrekte Bestellungsnummer ist auf der Rechnung angegeben

- Die Rechnungsadresse ist identisch mit der in der Bestellung angegebenen Rechnungsadresse

- Die Rechnung enthält hinreichende Angaben zur erbrachten Leistung

- Die Brutto-, Netto- und Steuerbeträge sind auf der Rechnung angegeben

- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Ihr Firmenname und Ihre vollständige Anschrift sind auf der Rechnung angegeben

- Alle darüberhinausgehenden gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, z.B. Hinweis auf eine Steuerbefreiung oder Leistungsdatum, sind enthalten

Zusätzliche Anforderungen für den Ausnahmefall einer Rechnung ohne Bestellbezug

Geben Sie zusätzlich zu den Qualitätsanforderungen auf der Rechnung die folgenden Hinweise an:

- E-Mail des Anforderers (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.)

- Vertrags-/Vereinbarungsreferenz

Anforderungen für den Versand von Rechnungen im PDF-Format per E-Mail

Neben den allgemeinen und gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen gibt es auch technische Anforderungen an die Übermittlung des PDF-Dokuments.

Erstellung des Dokuments

Bitte senden Sie keine eingescannten Dokumente - die PDF-Datei ist direkt aus der Anwendung (ERP, Excel, Word...) über die Druckfunktion zu erstellen.

Dokument / Dateikonventionen

- Typ: Es werden nur unverschlüsselte Dateien/Dokumente im PDF-Format akzeptiert und verarbeitet

- Name: Der Dateiname sollte die folgenden Sonderzeichen nicht enthalten (\ / : * ? " < > |)

- Größe: Die Datei sollte maximal 40 MB pro PDF haben

Inhaltskonvention

- Bitte senden Sie nur eine Rechnung pro PDF-Datei (Sie können uns mehrere PDF-Rechnungen in einer E-Mail senden)

- Teilen Sie Rechnungen mit mehr als einer Seite nicht in separate PDF-Dokumente auf

- Senden Sie alle Anhänge mit Informationen, die für die Rechnung relevant sind, in demselben PDF-Dokument. Die Rechnung sollte sich auf der ersten Seite des PDF-Dokuments befinden.

E-Mail-Konventionen

- Jede Heidelberg Pharma-Einheit hat eine eigene E-Mail-Adresse für PDF-Rechnungen, die Sie in der Tabelle unten finden.

- Bitte senden Sie nur Rechnungen, Rechnungskorrekturen oder Gutschriften an die entsprechenden E-Mail-Adressen.

- Abgesehen von Rechnungen, Rechnungskorrekturen oder Gutschriften senden Sie Ihre Anfragen bitte an die angegebene Kontaktadresse.